Zarządzanie czasem – połącz metody

Metod zarządzania sobą w czasie (sobą możemy zarządzać, a czas po prostu płynie, czy tego chcemy, czy nie) jest wiele.
Czy można jednak je połączyć w taki sposób by nasze działanie stało się naprawdę efektywne? Spróbujmy.

 

Najbardziej zajęty człowiek to ten, który ma mnóstwo czasu.

 

W latach pięćdziesiątych ubiegłego stulecia C.N. Parkinson zaprezentował swoisty paradoks ludzkiego działania: jeżeli mamy określony czas na wykonanie jakiegoś zadania, wykonany je w możliwie najpóźniejszym terminie („praca rozszerza się tak,
aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie[1]
).

Musisz napisać raport, przygotować się do egzaminu, uporządkować dokumenty, umyć okna przed wizytą rodziny…
ale właściwie masz na to jeszcze „trochę” czasu, może zajmiesz się tym po południu, a właściwie nawet jeśli nie zrobisz tego dziś, to zrobisz jutro. Nie musisz w końcu zbytnio się spieszyć, masz czas. I tak mija kilka godzin, a nawet dni. I w końcu przychodzi moment, że zadania nie da się dłużej odkładać, wiec musi zostać wykonane w ostatniej chwili i pośpiechu.
A może nawet trzeba było „zarwać” noc?

Obiecujemy sobie, że to już ostatni raz, że nigdy więcej …  ale prawidłowość jest taka, że jeśli mamy na wykonanie czegoś godzinę, to będziemy to robić przez godzinę, a jeśli cały tydzień to z dużym prawdopodobieństwem skończymy w piątek.
Co ciekawe jeśli termin będzie krótszy to wzrośnie nasza koncentracja i efektywność, więc w konsekwencji wykonamy zadanie
i szybciej i lepiej.

 

Nie musisz robić wszystkiego.

 

Każdy z nas ma zwykle wiele zadań do zrealizowania. Życie zawodowe przeplata się z rodzinnym, dokładamy do tego pasje,
czas na spotkania ze znajomymi, kształcenie, wypoczynek itp. Jak to wszystko poukładać, aby nie dostać „zadyszki” i wszystko pogodzić?

Z pomocą może przyjść zasada Pareto (zwana także 80/20). Została sformułowana w wyniku obserwacji które wykazały,
że 20% nakładów odpowiada za 80% wyników. Mimo funkcjonującej nazwy zasady nie wymyślił Pareto, a jedynie wskazał obowiązujące zależności.
Zasada ma zastosowanie w praktycznie każdej dziedzinie życia:

  • 20% klientów generuje 80% przychodów,
  • 20% kierowców powoduje 80% wypadków,
  • 20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
  • 20% tekstu pozwala na zrozumienie 80% jego treści,
  • 20% pomysłów przekłada się na 80% realizacji itd.

To oczywiście rozwiązanie modelowe i niekoniecznie zawsze musi sumować się do pełnych 100%. Może zdarzyć się, że 15% nakładów da nam w rezultacie 70%, 80% lub 85%. Ważne jest jednak, że tylko nieznaczna część naszych wysiłków pozwala osiągnąć większość pożądanych wyników.

„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”

 

Od strategów możemy się wiele nauczyć. Dwight Eisenhower (Ike), amerykański generał i późniejszy 34. prezydent USA pozostawił nam w spuściźnie ciekawe narzędzie. To tablica (lub jak wolą inni macierz) grupująca wszystkie zadania do wykonania w czterech obszarach. Ustalenie priorytetów sprowadza się do przyporządkowania zadań pod kontem ich „ważności”
i „pilności”.

 

 

Ćwiartka I (pilne i ważne)

Zadania pojawiające się w tym polu niosą komunikat „zrób natychmiast” lub „deleguj – przekaż komuś do zrobienia”. To swoisty alert, a idealną sytuacją jest taka, kiedy ćwiartka jest pusta. Natomiast jeśli pojawiło się w niej wiele pozycji, warto zastanowić się dlaczego tak się stało? Może przyczyną jest brak wyznaczania celów (szczególnie długoterminowych), może niedbałość
w działaniu, a może zwyczajnie dajemy się wykorzystywać innym?

Ćwiartka II (ważne, jednak niepilne)

Zadania które się tu znalazły są przeznaczone do rozsądnego zaplanowania. Wystarczy ustalić w jakiej kolejności się nimi zajmiemy, ile czasu potrzebujemy na wykonanie, kiedy zostaną ostatecznie zrealizowane. Duża liczba zadań w tej ćwiartce
to klucz do sukcesu. Warto jednak stosować dla nich zasadę „limitów czasowych” i wyznaczać im realne, ale możliwie krótkie terminy.

Ćwiartka III (nieważne – dla ciebie, ale pilne)

To zadania wprost stworzone do przekazania innym. W przypadku działań zawodowych możesz je delegować. Gdy pojawi się zadanie przypisane do tej ćwiartki zadaj sobie pytanie: „w jaki sposób przybliży mnie do realizacji moich celów?” Warto nauczyć się mówić „nie” zadaniom z tej ćwiartki. Często trudno będzie to uczynić z zadaniami dotyczącymi życia prywatnego.
Tym musimy nadać priorytet i zrealizować je w czasie, który możemy na nie poświęcić. Jeśli mamy np. wybrać się z kotem na szczepienie, to i tak wcześniej czy później będziemy musieli pojechać do tego weterynarza, choć wydaje nam się to mało istotne.

Ćwiartka IV (nieważne i niepilne)

Czyli tak naprawdę śmieci. A śmieci najlepiej szybko sprzątać, bo inaczej najpierw zaczynają niemiło pachnieć, a w dłuższym czasie „zagracą” twoje życie. Gromadzenie elementów w IV ćwiartce w działaniach zawodowych jest najlepszą drogą do utraty pracy, a w życiu prywatnym do poczucia „bezsensu życia”. Staraj się sukcesywnie eliminować sprawy które się tu znalazły,
a jeśli są działaniami nawykowymi podejmij działania związane ze zmianą tych nawyków.

Warto zapamiętać: To zadania ważne, ale niepilne tworzą naszą przyszłość. Jak zatem uporządkować to, co pojawiło się
w naszej tabeli? Szybko zrealizuj zadania z I ćwiartki, zastanów się co wybierzesz do realizacji z III ćwiartki (co faktycznie przybliża Cię do realizacji Twoich celów), wyeliminuj lub przynajmniej ogranicz zadania z IV ćwiartki i skup się na planowaniu
i realizacji zadań z ćwiartki II.

Krótkie podsumowanie:

 

Wskazówka 1: Ustalaj realne, ale możliwie krótkie terminy na realizację zadań.

Wskazówka 2: Wybierz 20% zadań, które przyniosą Ci najwięcej efektów.

Wskazówka 3: Ustal priorytety i skup się na zadaniach ważnych i niepilnych (planuj i realizuj).

 

A jak skutecznie splanować? O tym w kolejnym materiale.

 

[1] Prawo Parkinsona, “Work expands as to fill the time available for its completion” – Cyril Northcote Parkinson.