Precedencja w kontaktach zawodowych

Etykieta w biznesie odnosi się zazwyczaj do całego szeregu zachowań. Nie istnieje co prawda jeden, ogólnie obowiązujący kodeks biznesowej etykiety, jednak pewne zasady mają powszechne zastosowanie. Jednak, o ile często mamy świadomość reguł obowiązujących w życiu towarzyskim (to czy je respektujemy, to już zupełnie inny temat …), to zasady obowiązujące w kontaktach służbowych nie zawsze są są do końca jasne.

Przyjrzyjmy się zatem kilku z nich:

Zasada pierwszeństwa

  • Określa, które stanowiska, rangi są wyższe, a które niższe.
  • Pozwala ustalić m.in. w jakiej
    kolejności powinniśmy kogoś witać, przedstawiać, jak powinniśmy zajmować miejsca itp.
  • W kontaktach wewnątrz firmy pojawia się w tym miejscu podstawowa zależność, związana z hierarchią (czyli pierwszeństwo przydzielane jest wg klucza np. prezes – wiceprezesi i członkowie zarządu – dyrektorzy oddziałów – dyrektorzy biur – wicedyrektorzy – kierownicy- itd.).
  • W kontaktach z osobami spoza organizacji obowiązuje reguła: gość zawsze ma pierwszeństwo przed gospodarzem (niezależnie od stanowiska zajmowanego przez gościa).

Zasada starszeństwa

  • Określa precedencję (porządek pierwszeństwa) w grupie osób o tej samej randze, czy stanowisku.
  • Warto przy tym pamiętać, że często w takiej grupie o pierwszeństwie decyduje także okres pełnienia danej funkcji. Osoba o krótszym stażu zawsze powinna ustąpić miejsca osobie dłużej pełniącej równorzędną funkcję (bez względu na wiek i płeć).

Utrudnienie:

W relacjach towarzyskich stosujemy m.in. zasadę: kobieta przed mężczyzną, starszy przed młodszym, gość przed gospodarzem. W kontaktach zawodowych płeć i wiek mają jednak znaczenie drugorzędne – obowiązuje przede wszystkim hierarchia. Pozostaje jednak zasada dotycząca gości – gość zawsze (bez względu na zajmowane stanowisko powinien mieć pierwszeństwo przed gospodarzem).

Hierarchia

Jak już wspomnieliśmy – jest podstawową zasadą precedencji zawodowej. Osoby, które zajmują wyższe stanowiska, są stawiane przed pracownikami na niższych poziomach struktury, np.:

  • Grupa osób wchodzi do pomieszczenia (np. pokoju, sali konferencyjnej, itp.) jako pierwsze powinny wejść osoby ze ścisłego kierownictwa lub te, które zajmują najwyższe stanowiska w grupie. Jeśli  pojawiają się gospodarze i goście – pierwszeństwo należy oddać gościom.
  • Witamy się z gośćmi przed spotkaniem biznesowy (np. partnerami biznesowymi, przedstawicielami klienta)pierwsze powinny przywitać się osoby z kierownictwa (lub osoby na najwyższych stanowiskach reprezentujące gospodarzy podczas tego spotkania), a dopiero w następnej kolejności powinny one przedstawić pozostałych uczestników spotkania.

Precencja zawodowa, a zależność służbowa

Żeby nie było jednak tak prosto, należy pamiętać, że precedencja zawodowa obowiązuje tylko tam, gdzie istnieje zależność służbowa. Powoduje to często niezręczne sytuacje lub nawet sprawia, że ludzie czują się urażeni. Dlatego warto wiedzieć, że:

  • Szef organizacji (prezes, dyrektor generalny, właściciel, osoba piastująca najwyższą funkcję w organizacji) – zawsze, w każdej zawodowej sytuacji i dla WSZYSTKICH pracowników jest najważniejszy.
  • Dyrektor, kierownik, lider – będzie osobą najważniejszą ale już wyłącznie dla pracowników swojego działu, czy zespołu. W przypadku pracowników innych komórek będą obowiązywały zasady precedencji towarzyskiej. Dyrektor, który nie ma żadnych relacji służbowych z osobami z innych działów powinien odnosić się do nich według biorąc pod uwagę ich wiek i płeć. Obowiązują go takie zasady jak w odniesieniu do gości i takie jak w życiu towarzyskim.

Przykład 1:
Po zakończonym wewnętrznym spotkaniu, z sali konferencyjnej wychodzą dwie osoby pracujące na stanowiskach specjalistów w jednym dziale: kobieta w wieku lat 50 i mężczyzna w wieku lat 30.

Pomiędzy osobami zachodzą relacje służbowe – mężczyzna nie ma obowiązku przepuszczać kobiety w drzwiach (istnieje zależność służbowa i są na tym samym poziomie w hierarchii). Mężczyzna może jednak przepuścić kobietę, ale będzie to świadczyło wyłącznie o jego kurtuazji.

Przykład 2:
Po zakończonym wewnętrznym spotkaniu, z sali konferencyjnej wychodzą dwie osoby: dyrektor działu X – kobieta w wieku lat 50 i dyrektor działu Y – mężczyzna w wieku lat 30.

Nie zachodzą pomiędzy nimi relacje służbowe – mężczyzna powinien przepuścić kobietę w drzwiach (nie ma relacji służbowych, obowiązują zasady etykiety towarzyskiej – pierwszeństwo ma starsza (wiek) kobieta (płeć).

Precedencja służbowa zakłada, że jeśli spotykają się dwie osoby na tym samym poziomie w hierarchii – powinny traktować się jak osoby równorzędne. Zawsze jednak osoba której przysługują równorzędne lub wyższe prawa może z nich zrezygnować i zastawać się do reguł obowiązujących w życiu towarzyskim. Jeśli jednak nie będzie chciała z nich skorzystać – nie jest będzie to żadnym nietaktem.