Jak komunikować się lepiej?

  • Jak komunikować się lepiej i skuteczniej?

  • Czy istnieją sprawdzone sposoby, by uczynić rozmowę prostszą i ułatwić sobie kontakt z rozmówcą?

  • Jak utrzymać i pogłębić taki kontakt?

Odpowiedzi na te pytania pomagają nam odnaleźć m.in. badacze i językoznawcy (np. Paul H. Grice, Geoffrey Leech, czy prof. Zbigniew Nęcki) pokazując  pakiet uporządkowanych zasad.  Odnoszą się one zarówno do formułowania wypowiedzi, jak i zachowania podczas rozmów z innymi.

Gdyśmy chcieli  podsumować je krótkimi stwierdzeniami, należałoby powiedzieć: „wyrażaj się jasno” i „wyrażaj się grzecznie”. Zasady niby powszechnie znane i proste, jednak często o nich zapominamy … A to niestety może prowadzić do wielu nieporozumień, a nawet konfliktów.

Czym kierować się podczas rozmowy?

Reguła grzeczności (takt przede wszystkim). Bądź taktowny, przestrzegaj zasad etykiety i dobrego wychowania. Dbaj o to, by twoje wypowiedzi były nie naruszały wartości istotnych dla rozmówcy.
Najprostszy przykład zastosowania tej reguły? Sformułowanie: „Czy zechciałby pan usiąść?” – po przywianiu się z gościem. Pamiętaj także, że brak kultury ze strony innych nie zwalnia cię z przestrzegania reguły grzeczności.

Reguła aprobaty (mniej krytykować, więcej chwalić). Okaż rozmówcy szacunek, nie krytykuj agresywnie, nie poniżaj innych w swoich wypowiedziach. Jeśli zgadzasz się z wypowiedzią – wyraź swoją aprobatę. Reguła aprobaty jest ściśle powiązana z wszelkiego typu gratulacjami. Przykład? „To było świetne wystąpienie!” Pamiętaj także, że jeśli twój rozmówca zachowuje się agresywnie lub nieprzyjemnie – zawsze możesz zakończyć rozmowę. Nie daj się jednak wciągać w wymianę złośliwości.

Reguła skromności (mniej mówić o sobie). Pokazuj swoje silne strony, ale nie wytwarzaj poczucia wyższości, nie chwal się przesadnie sukcesami. Czym innym jest pewność siebie,
a czym innym zarozumiałość. Takie zachowania najczęściej drażnią innych.

Reguła zgodności (zminimalizować różnice w stanowiskach). Okaż rozmówcy zainteresowanie. Staraj się zmniejszać różnice w waszych stanowiskach. Jeśli nie zgadzasz się do końca z tym, co twierdzi rozmówca – wraź to w sposób uprzejmy i buduj choć częściowe porozumienie (minimalizując swój sprzeciw). W większości przypadków wpłynie to na niego pozytywnie. Przykładem zastosowania tej reguły mogą być wszelkie sformułowania typu: „To prawda, ale …”

Reguła ironii (humor – tak, ale z wyczuciem). Żart może sprawić, że rozmowa będzie bardziej dynamiczna i ciekawa, o ile inni wiedzą, że żartujesz. Wprowadzaj humor do wypowiedzi, ale rób to w taki sposób, by inni mogli jasno oddzielić twoje wypowiedzi „serio” od ironicznych lub żartobliwych.

Reguła współdziałania (do rozmowy trzeba partnera). Buduj dobry klimat rozmowy, tak aby obie strony (zarówno ty, jak i twój rozmówca) chciały kontynuować rozmowę. Gdy czujesz, że rozmówca cię nie zrozumiał – wyjaśniaj swoje wypowiedzi, a gdy to ty masz wątpliwości – proś o wyjaśnienie.

Reguła atrakcyjności treści (nie zanudzaj). Okazuj zainteresowanie poruszanymi tematami poruszanymi oraz proponuj tematy, które są dla innych interesujące. Angażuj wyobraźnię i uwagę odbiorcy.

Reguła Pollyanny (nie prowokuj przykrych sytuacji). Unikaj tematów przykrych
dla rozmówcy lub dotyczących trudnych dla niego sytuacji. Szukaj pozytywnych aspektów lub cech w każdej sytuacji (czy osobie), a nie koncentruj się na przykrych lub nieprzyjemnych.

Jak formułować wypowiedzi?

Reguła poprawności i zrozumiałości (muszą cię zrozumieć). Komunikuj się jasno, prosto i jednoznacznie. Unikaj zbyt rozbudowanych i wielowątkowych wypowiedzi. Twój rozmówca może wtedy zwyczajnie nie zrozumieć co do niego mówisz … Wypowiedzi formułuj dbając o ich poprawność stylistyczną i gramatyczną. Niechlujna wypowiedź potrafi często skutecznie zrazić innych do kontynuacji rozmowy…

Reguła kontekstu i spójności (wiedz o czym mówisz). Utrzymuj temat rozmowy, nie przeskakuj z jednego na drugi. Nawiązuj do wcześniejszych wypowiedzi (własnych lub osoby z którą rozmawiasz), chyba, że … temat się wyczerpał … Nie zmieniaj także nagle i bez powodu tematu – może zostać to odebrane jako wyraz lekceważenia.

Reguła ekonomiczności (bez „dłużyzn” i „ozdobników”). Unikać wypowiedzi rozwlekłych, powtórzeń, niepotrzebnych pauz, „pasożytów” językowych (typu: „yyyy”, „eeeee”, itp.). Twoja wypowiedź będzie wtedy bardziej czytelna dla innych.

Reguła ekspresywności (z uczuciem). Mów z zaangażowaniem. Masz większe szanse, że twoja wypowiedź zaciekawi innych.

Przestrzeganie wymienionych reguł nie zagwarantuje, że każda rozmowa będzie miła i rozwijająca (w końcu możemy być tylko jedną z jej stron), ale z dużym prawdopodobieństwem może nas do takiej sytuacji przybliżyć.